::Форум Varthof::

Уважаемые участники форума!

В связи с участившимся количеством споров относительно цен, формируемых организаторами семинаров на участие в таковых мероприятиях, хочу предложить вниманию всех заинтересованных лиц нехитрую финансовую смету, исходя из которой вы можете скалькулировать все затраты по мероприятию и определить стоимость участия в нём каждого потенциального участника.
А также хочу затронуть вопросы,касающиеся организации семинарв.
Думаю, что это может пригодиться тем, кто заинтересован в проведении не «бизнес-мероприятий», а в организации доступных для большинства людей тренингов и семинаров с участием российских и иностранных специалистов в своём регионе, в своём городе, в своём клубе, на своей площадке.
Итак, обо всём по порядку. Пожалуй, начнём с иностранцев.

Предварительная договорённость о проведении мероприятия.
Предварительные переговоры со специалистом лучше проводить в письменном виде, дабы подробно и обстоятельно выяснить все вопросы, касающиеся намеченного мероприятия: сумма гонорара, возможные даты проведения мероприятия, условия поездки, требования по проживанию (а иногда и питанию) , варианты проезда (поезд/самолёт/автомобиль), желательное для него количество участников (и с собаками, и зрителей) предпочтения по языку перевода и т.д. Решение этих вопросов посредством переписки поможет вам в дальнейшем избежать казусов, которые могут возникнуть в силу элементарного недопонимания друг друга в процессе телефонных переговоров и послужить вашей обоюдной гарантией, в случае возникновения спорных вопросов.

Российская виза.
Для приглашения иностранного специалиста необходима российская виза. Стоимость её изготовления в странах Западной Европы колеблется от 35 до 150 евро, в зависимости от срочности оформления документов и от того, напрямую человек обращается в Российское консульство, либо действует через посредников (туристические агентства, фирмы, визовые центры). В среднем, стоимость однократной туристической российской визы составляет около 75 евро.
Приглашение и туристический ваучер для получения российской визы (так называемая «визовая поддержка») оформляются российскими турфирмами, имеющими референс-номер в МИД РФ. Стоимость этой процедуры колеблется, в среднем, от 500 руб. до 1000 руб.
Достаточно переслать отсканированные Вами оригиналы полученных документов приглашённому лицу по электронной почте.
Накладные расходы гостя.
Нередки случаи, когда до аэропорта в своей стране приглашённый Вами специалист добирается на своём личном автомобиле, который он оставляет на платной парковке аэропорта на всё время своего пребывания в России. Соответственно, он вправе попросить организаторов семинара компенсировать ему данные накладные расходы. Могу сказать, что в случаях приглашения мной специалистов из Германии и Финляндии, стоимость данных расходов составляла порядком 100 евро за 4 дня их пребывания в России (учитывая день приезда, дни мероприятия и день отъезда).

Авиабилеты.Авиабилеты всегда бронируйте заранее, согласуйте с будущим гостем время его вылета в Россию и отлёта, иногда это бывает очень принципиально для того, кто связан работой. При бронировании заблаговременно через интернет на официальных сайтах авиакомпаний цены на билет будут значительно дешевле, чем Вы их приобретёте, например, за месяц или пару недель по поездки.
Самые дешёвые авиабилеты не предусматривают возврат денежных средств в полном объёме в случае изменения обстоятельств у вашего гостя. Изменение дат самих билетов бывает вполне возможно (за небольшую доплату, порядком 50 евро). В среднем, стоимость авиабилетов из Европы до Москвы составляет 300 -500 евро, в зависимости от конкретного маршрута и тарифов авиакомпаний. Воспользуйтесь поисковой системой www.skyscanner.ru - и Вы всегда сможете подобрать подходящий для Вашего гостя вариант перелёта по удобной для Вас цене.

Размещение приглашённого специалиста.
Бронирование отеля осуществляется предварительно, одновременно с оформлением визовой поддержки, либо позже. В большинстве случаев ,при предварительном бронировании номера необходимо внесение предварительной оплаты в размере суточной стоимости номера. Однако, эта сумма может быть оплачена не сразу, а ближе к датам въезда гостей – например, за месяц до их прибытия в Россию. Большинство отелей на месте производит регистрацию иностранцев, прибывших в РФ, стоимость которой составляет от 100 до 500 рублей.
Если у приглашённого Вами специалиста нет никаких особых требований по категории отеля, категории номера и т.д., резонно поселить его недалеко от места проведения семинара.
Если это человек не особо требовательный к условиям проживания, то он совершенно спокойно отнесётся к небольшому уютному номеру без таких особых излишеств, как плазменная панель, факс, джакузи и т.д.
Если у Вашего гостя заранее озвучены особые требования по проживанию, то необходимо их соблюдать.
Стоимость простых одноместных номеров в отеле среднего уровня 3* в крупных городах (например, в Санкт-Петербурге) составляет, в среднем, от 3500 до 6000 рублей и выше, в зависимости от сезона (лето считается «высоким туристическим сезоном», цены, как правило, существенно поднимаются). А в небольших городах за те же деньги можно снять номер класса «люкс» или шикарные апартаменты в самых дорогих гостиницах! Соответственно, цена на приличный, уютный обычный одноместный номер категории «стандарт» будет дешевле раза в 2-3.
Вот, к примеру, стоимость, прямо скажем, шикарных номеров в весьма недешёвом отеле города Ярославль:
http://usadba18vek.ru/catalog/

Вот для сравнения цены на номера в отеле категории «три звезды» в Санкт-Петербурге :
http://rossiya-hotel.ru/nomera_i_tseny/

Для сравнения цены на небольшой недорогой отель в Санкт-Петербурге, находящийся в ближайшем пригороде (обратите внимание на «сезонную» разницу цен):
http://smhotel.ru/nomera/tseni.html

При бронировании номера считается количество суток, начиная с дня заезда.
Например, семинар проходит в субботу-воскресенье, специалист приезжает в пятницу, а уезжает в понедельник. Итого: 3 суток. Расчетный час в большинстве отелей до 12.00, но при необходимости, можно договориться о продлении номера на несколько часов, исходя из его суточной стоимости.

Площадка/стадион.
Тут всё очень относительно. Есть частные лица/организаторы/клубы, которые имеют свою территорию для тренировок и, являясь организаторами семинара, могут предоставить её бесплатно, а есть те, кто таковой территории не имеет и, соответственно, арендует такую площадку у вышеуказанных частных лиц/организаций/клубов. Цена договорная.
Из личного опыта: на аренду площадки (стадиона, оборудованного для занятий с собаками) за 2 дня уходило порядком 5000 рублей. Если расходовалось много электроэнергии (например, зимнее время, когда требуется дополнительное освещение), то требовалась небольшая доплата.

Переводчик.
Выбор переводчика непрост, поскольку речь идёт о «техническом переводе», предусматривающим знание определённой терминологии и самого предмета.
Слава Богу, в сегодняшнем спорте с собаками немало образованных людей, прекрасно владеющих языками и великолепно знающих и терминологию, используемую западными специалистами, и сами правила видов спорта с собаками.
Оплата работы переводчика, как правило, договорная. Кто-то из них, желая поучаствовать в семинаре со своей собакой, готов переводить бесплатно, либо в счёт своего личного участия, кто-то соглашается на довольно приемлемую, по сравнению с официальными расценками, сумму.
В среднем, оплата работы переводчика на проведённых мной семинарах в Санкт-Петербурге обходилась в 250 евро за 2 дня.
Естественно, переводчик обеспечивается бесплатным питанием и проживанием, если он приглашён из другого города.

Питание участников мероприятия.
Это очень важный вопрос!
Люди проводят на семинаре практически целый день, и обеспечить их постоянными горячими напитками (чай, кофе) в неограниченном количестве и горячим обедом – это просто правила хорошего тона для любого организатора.
Никто из участников не откажется, если Вы организуете такие горячие обеды по разумной цене, включив их заранее в стоимость семинара. Приготовить обеды можно заранее дома, купить готовые продукты в кулинарии или, запасаясь заранее необходимыми продуктами, приготовить всё в процессе семинара, если для этого есть соответствующие санитарные и прочие условия (наличие помещения, холодильника, воды, электроплитки либо газовой плиты и т.д.) .
Здесь всё зависит от ваших пожеланий, количества участников и наличия средств.
В среднем, на то, чтобы 2 дня кормить 40 человек без особых изысков, обеспечив их питьевой водой, кофе, чаем (желательно с печеньем/ крекерами/ пряниками

), горячим вторым блюдом (например, традиционное на наших питерских семинарах картофельное пюре с сосисками или котлетами плюс овощи - помидоры, огурцы, квашеная капуста) может уйти от 10 тысяч рублей.
Ну, а если, к примеру, оплатить заказ комплексных обедов стоимостью 200 руб. с человека в ближайшем кафе, то на 40 человек это обойдётся в 8 000 рублей в день.

Транспортные расходы.
Честно признаюсь, я никогда не считала расходы на затраченный в процессе проведения семинара бензин и никогда не рассматривала их как затраты.
Но это не значит, что никто не должен считать эти расходы!
Если Вы везёте Вашего гостя из аэропорта или с вокзала в другой город, то, естественно, это тоже Ваши накладные расходы по мероприятию.

Подарки.Здесь всё на Ваше усмотрение, исходя из личных предпочтений или совместного решения всех участников семинара. Сувениры, иллюстрированный альбом об истории города, памятные подарки с символикой клуба/ организации/ Вашего города – тут фантазия просто не знает границ!!!!
Что же, кажется, из возможных затрат я ничего не забыла упомянуть. Если забыла – подскажите, пожалуйста!

Далее.

Предоплата для участников семинара.
Вам нужны деньги, необходимые на приобретение авиабилета, бронирования номера в размере его суточной стоимости и, возможно (в самых редчайших случаях !!!!!) , отправки ему части его гонорара, как предоплаты. (Сталкивалась с таким в 2008 году один единственный раз! ). У кого-то из организаторов семинара есть возможность оплатить эти расходы самостоятельно, у кого-то – нет.
Поэтому будет вполне логично, просчитав сумму предварительных расходов, попросить будущих участников внести предоплату за семинар в размере, покрывающим все вышеперечисленные предварительные расходы, не более того. В 100-процентной предоплате нет никакой необходимости, поверьте!!!!!!
Итак, переходим к самой важной части.

Расчёт стоимости участия в семинаре.
Рассмотрим финансовую смету семинара с иностранным специалистом, с учётом всех вышеперечисленных затрат, что называется «по максимуму».
Допустим, гонорар Вашего гостя 500 евро в день. Предположим, он из Финляндии. Место проведения семинара – провинциальный город недалеко от столичного региона (скажем, 400 км от аэропорта Москвы) .
А теперь решим простую арифметическую задачку, которая называется расчёт себестоимости для каждого участника семинара.
Условия задачи:
Допустим, по предварительно собранным Вами заявкам на участие, а также по требованию самого специалиста, количество участников с собаками – 15 человек, количество зрителей – 25. Давайте всё,посчитаем с учётом самых высоких расценок, которые скорее невозможны для провинциального города, нежели возможны для него.
Итак, считаем все возможные затраты (повторюсь, считаем «по максимуму», с запасом):

1. Гонорар – 1000 евро за 2 дня
2. Российская виза – 75 евро
3. Визовая поддержка – 1000 рублей (25 евро)
4. Авиабилет - 350 евро
5. Накладные расходы специалиста (стоянка его машины в Финляндии на территории аэропорта) – 100 евро
6. Транспортные расходы на бензин при доставке специалиста из аэропорта в город, находящийся на расстоянии 400км от аэропорта на машине ( при самом максимальном потреблении бензина из расчёта 20л/100 км
и при условии подорожания бензина АИ-95 до 40 рублей за 1л ) – 3200 руб. (80 евро), соответственно, в оба конца – 160 евро
7. Оплата дорогого номера в дорогом отеле (см.по ссылке выше) на 3 суток, включая регистрацию гостя на территории РФ – 3000 руб.х 3 + 500 = 9500 руб. – приблизительно 240 евро
8. Аренда площадки на 2 дня – 300 евро (рассчитываем на очень крутую стоимость аренды местной собачьей площадки!!!!!)
9. Оплата работы переводчика за 2 дня – 250 евро
10.Питание участников семинара за 2 дня – 16 000 руб. (400 евро)
11. Ужин для приглашённого специалиста (кафе, ресторан) из расчёта 50 евро в день за 4 дня (включая дни приезда и отъезда) – 200 евро
12. Подарок для гостя - 100 евро.

Итого, забив в эти расходы максимальные цены на всё мыслимое и немыслимое для провинциального города, получаем итог:
3200 евро.
Как я уже упоминала, эта сумма получилась достаточно завышена, потому что считалось всё по «немыслимому» максимуму.
Теперь рассчитываем стоимость участия каждого – делим эту сумму на общее количество участников (40 человек) и получаем:
80 евро за все 2 дня – это и есть стоимость двухдневного участия в семинаре для каждого участника.

При этом те, кто работает с собакой, имеют больший эффект и смысл от мероприятия, чем те, кто пришёл, а тем более приехал из другого города, просто посмотреть. За большие деньги вряд ли кто-то издалека поедет просто посмотреть, сами знаете. Поэтому будет вполне резонно одним из них эту сумму увеличить, а другим – уменьшить. (Это лично моё мнение, я на нём не настаиваю – Ваше право делать так, как Вы считаете нужным).
К примеру, получится 110-120 евро за 2 дня для участников с собаками и 40-50 евро за 2 дня для участников –зрителей.
Вот вам, друзья, и НАСТОЯЩИЕ РЕАЛЬНЫЕ РАСЦЕНКИ!!!!!
Это именно то, что и называется «ПРОЗРАЧНОСТЬЮ ПРОВЕДЕНИЯ СЕМИНАРОВ» .

А теперь давайте посчитаем то же самое, только исходя из тех расценок на участие, с которыми вы сталкиваетесь в сегодняшних анонсах семинаров в интернете и получаете в личках от организаторов.
Итак, тот же семинар.
200 евро за 2 дня – участники с собаками, 100 евро за 2 дня – зрители.
Количество участников рассмотрим абсолютно такое же, как и в первом случае:
Участников с собаками - 15, зрителей – 25.
«Кассовый сбор» организаторов - 5500 евро!!!!!!!
Учитывая то, что вы видели наглядно в приведённом выше реальном примере финансовой сметы семинара с заложенными в неё затратами по самым максимальным ценам для обычного провинциального города, посчитайте НА СКОЛЬКО ВАС ОБЛАПОШИВАЮТ или облагодетельствуют – как вам будет угодно!!! На 2 с лишним тысячи евро. А если просчитать обычные цены для такого города – по минимуму, а не по максимуму, как мы считали, то получается, что участники дарят своим «благодетелям» 3 с лишним тысячи евро – то есть, полную стоимость ещё одного такого же семинара. В бизнесе это называется 100% прибылью.

И как вам это?
Хотите такой бизнес в России – пожалуйста!
Хотите сделать эти мероприятия доступными – объединяйтесь, собирайтесь, договаривайтесь и проводите сами, чтобы не переплачивать вдвойне.
Для себя в этом случае вы всегда добьётесь большего, чем получите со стороны.

И ещё.

Я хотела бы призвать организаторов семинаров, действительно заинтересованных в развитии спорта с собаками в России, к настоящей прозрачности проведения семинаров, а именно – к предоставлению по пожеланиям участников мероприятий РЕАЛЬНОГО финансового обоснования выдвигаемых для них цен на участие.
«Бизнес-дельцы» на это явно не пойдут – на них «шапки загорятся»…..

С ИСКРЕННИМ УВАЖЕНИЕМ КО ВСЕМ ВАМ,
Ирина Романовская.